دراسة جدوى مشروع تنظيم المعارض والمؤتمرات

دراسة جدوى مشروع تنظيم المعارض والمؤتمرات. يعد تنظيم المعارض من مجالات العمل الحديثة والتى لا تحتمل أي نسب من الخطأ حيث يجب أن يظهر المعرض في أفضل وأبهي صورة وعلى أعلى قدر من الاحترافية.

ولذلك يمكن لشركة ناشئة تعمل مجال تنظيم المعارض والمؤتمرات أن تصبح واحدة من أفضل وأشهر الشركات خلال وقت قصير جداً، بل من خلال تنظيمها لمعرض أو مؤتمر واحد فقط.

وعلى الجانب الآخر توجد شركات تنفذ الكثير من الأعمال ولكن تنقصها بعض التفاصيل الدقيقة التى تقلل من قيمتها وتجعلها ضمن الشركات الضعيفة.

ولهذا اذا قررت ان تدخل هذا المجال فعليك أن تهتم بأجزاء مهمة جداً ومنها موقع الشركة وفريق العمل والأساليب المستخدمة في التسويق وكيفية إدارة المعرض أو المؤتمر في فترة إقامته وغيرها من التفاصيل الهامة.

خلال هذا الموضوع نُقدم لك دراسة جدوى مشروع تنظيم المعارض والمؤتمرات في السعودية، ونسعى خلالها لتعرفيك بكافة عناصر المشروع الفنية والمالية والتسويقية وكذلك أهم التفاصيل التي تساهم في نجاح شركتك وتجعلها في مصاف الشركات الناجحة والشهيرة في مجال تنظيم المعارض والمؤتمرات.

دراسة جدوى مشروع تنظيم المعارض والمؤتمرات القانونية

عليك معرفة أن الجهاز الحكومي المسؤول بشكل رئيسي عن تنظيم المعارض والمؤتمرات في المملكة العربية السعودية هو الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات، ويشترط أن تكون الشركة قانونية.

فيجب عليك تأسيس شركة سعودية مرخصة لممارسة نشاط تنظيم المعارض والمؤتمرات، ويمكن أن تكون الشركة ذات مسؤولية محدودة أو مساهمة مقفلة.

ويجب أن يكون للشركة مقر رئيسي داخل حدود المملكة العربية السعودية.

ويشترط أن يكون لديك فريق عمل لديهم خبرة وكفاءة في مجال تنظيم المعارض والمؤتمرات.

ثم يلزم أن يكون لدى الشركة سجل تجاري ساري المفعول.

ويشترط عليك الحصول على جميع التراخيص والتصاريح اللازمة من الجهات الحكومية المعنية.

ويجب عليك أيضًا التأمين ضد المسؤولية المدنية تجاه الغير.

والالتزام بجميع الأنظمة واللوائح المعمول بها في المملكة، والحصول على موافقات أمنية من الجهات المختصة قبل البدء في التجهيز لأي مؤتمر.

رخصة تنظيم معارض

وقد أكدت دراسة جدوى مشروع تنظيم المعارض والمؤتمرات على ضرورة الحصول على رخصة تنظيم معارض قبل البدء في تنظيم أي فعالية، وهذا يتم من خلال الإنترنت.

حيث يجب عليك أولًا التسجيل وإنشاء حساب في البوابة الإلكترونية للهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات.

وبعد التسجيل، يمكنك تقديم طلب الموافقة المبدئية لتنظيم المعرض من خلال البوابة الإلكترونية، ويجب تقديم الطلب قبل 180 يوم على الأقل من تاريخ إقامة المعرض.

ويجب عليك تقديم مجموعة من المستندات، مثل صورة من حجز مكان إقامة المعرض أو ما يسمى بالحجز المبدئي، ثم خطة عمل للمعرض وتصور تفصيلي له.

هذا بالإضافة إلى خطة لدورات المعرض في السنوات القادمة إن وجدت.

وبعد الحصول على الموافقة المبدئية، يمكنك تقديم طلب الترخيص النهائي من خلال البوابة الإلكترونية.

وتطلب الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات بعض المستندات الإضافية عند تقديم طلب الترخيص النهائي، مثل تفاصيل عن المشاركين والعارضين في المعرض.

أو العقود المبرمة مع الجهات ذات الصلة، مثل مكان إقامة المعرض وشركات الخدمات وغيرها من الجهات المساعدة.

ويجب التأكد من أن البيانات المقدمة توضح عدد الحضور وأهداف المعرض أو المؤتمر والهيكل الإداري المنفذ للمؤتمر.

ويشترط أن يتم توضيح اسم وشعار المؤتمر، مع الالتزام بالمعايير الأخلاقية والدينية والثقافية المعمول بها في المملكة.

ما هي أنواع المعارض؟

هذا وقد وضحت دراسة جدوى مشروع تنظيم المعارض والمؤتمرات أنواع المعارض والمؤتمرات، وأولها المعارض التجارية.

وهي معارض تهدف إلى عرض المنتجات والخدمات وتسهيل التواصل بين الشركات والعملاء المحتملين.

وتشمل معارض متنوعة، مثل معارض السيارات والإلكترونيات والأثاث والأغذية والبناء.

والنوع الثاني المؤتمرات والندوات، وهي تركز على مناقشة موضوعات محددة في مجالات مختلفة، مثل التكنولوجيا والصحة والتعليم والاقتصاد.

ثم هناك المعارض المتخصصة، وهي تستهدف قطاعات محددة، مثل الطاقة والنفط والغاز والسياحة والرعاية الصحية.

وهناك أيضًا المعارض الحكومية، وهي تنظم من قِبل الجهات الحكومية لعرض إنجازاتها وخططها المستقبلية.

وبعدها تأتي المعارض الثقافية والفنية، وهي تهدف إلى عرض الفنون التشكيلية والآدب والموسيقى وغيرها من الأنشطة الثقافية.

خطوات تنظيم معرض

وقد وضحت دراسة جدوى مشروع تنظيم المعارض والمؤتمرات الخطوات المتبعة لتنظيم معرض، وهي تبدأ بتحديد الهدف والرؤية.

فتعرف ما هو الهدف الرئيسي من المعرض؟ هل هو زيادة المبيعات لمنتجات معينة؟ أم إطلاق منتج جديد؟ أو تعزيز التواصل بين الشركات والعملاء؟ أو شيء آخر؟

ما هي الرسالة التي تريد أن يوصلها المعرض؟ وما هو الانطباع الذي تريد أن يتركه لدى الحضور؟

وما هي الفئة المستهدفة من المعرض؟ فحدد الجمهور الذي ترغب في استهدافه بدقة (شركات، أفراد، قطاع معين، إلخ).

والخطوة الثانية تتمثل في عملية التخطيط المالي، فقم بوضع ميزانية تفصيلية للمعرض، وحدد تكاليف الإيجار والتصميم والتسويق والضيافة وغيرها.

وبعد ذلك حدد مصادر التمويل، هل ستعتمد على تمويل ذاتي أم ستبحث عن مستثمرين أو رعاة.

والخطوة الثالثة هي اختيار المكان وتحديد الزمان.

فاحرص على اختيار مكان مناسب للمعرض.

وتأكد من سهولة الوصول إليه، وتوفر مساحة كافية، وتجهيزه بالمرافق اللازمة (كهرباء، ماء، إنترنت، إلخ).

ثم حدد موعد مناسب للمعرض، وتجنب التعارض مع فعاليات أخرى مهمة، واختر وقت يتناسب مع الفئة المستهدفة.

والخطوة الرابعة هي خطوة التصميم والتجهيز، ويجب عليك الحصول على تصميم جذاب للمعرض، والاستعانة بمصمم محترف لإنشاء تصميم يعكس هوية المعرض ورسالته.

وتأكد من توفير جميع التجهيزات اللازمة في المكان.

ثم تأتي مرحلة التسويق في الخطوة الخامسة والأخيرة قبل التنفيذ والإطلاق.

دراسة جدوى مشروع تنظيم المعارض والمؤتمرات الفنية

وبعد ذلك يجب عليك تجهيز الشركة بمعدات العرض، مثل شاشات العرض بأحجام مختلفة، وأجهزة عرض بروجكتور وأنظمة صوت احترافية ومنصات عرض وطاولات وكراسي للمعارض.

هذا بالإضافة إلى أثاث المكتب، وكراسي للموظفين وأجهزة حاسوب وطابعات وخزائن لحفظ الملفات وأثاث لاستقبال الضيوف والعملاء.

ثم هناك اللوازم والمواد، مثل مواد الدعاية والتسويق، وهي عبارة عن لافتات ورول آب، وكتيبات وبروشورات وبطاقات عمل وهدايا تذكارية.

وسجاد وموكيت، وإضاءة، سبوت لايت وإضاءة مسرحية، وديكورات من زهور ولوحات فنية، وتجهيزات الأمن والسلامة، مثل طفايات الحريق والحواجز.

هذا غير كاميرات وتجهيزات التصوير لتوثيق المعارض والمؤتمرات، وتجهيزات خاصة بالفعاليات الترفيهية.

العمالة في شركة تنظيم المعارض والمؤتمرات

ونصحت دراسة جدوى مشروع تنظيم المعارض والمؤتمرات بتكوين فريق عمل على خبرة عالية، وأولهم يكون مدير الشركة.

ثم يليه مدير التسويق، وهو من يضع الخطة التسويقية ويستخدم مختلف القنوات، ويمكنه قياس فعالية الحملات التسويقية.

هذا بالإضافة إلى منسق الفعاليات، وهو يقوم بإدارة الخدمات اللوجستية للحدث، بما في ذلك حجز المكان وتنسيق السفر والإقامة للمشاركين.

وبعد ذلك هناك مصمم المعارض، ويكون المسؤول عن التصميم بالكامل، بداية من الألوان وحتى الأثاث.

ومن المهم أيضًا توظيف متخصص العلاقات العامة والإعلام، ويقوم ببناء علاقات قوية مع وسائل الإعلام لتغطية الحدث ويكتب ويوزع البيانات الصحفية والمواد الترويجية.

هذا بالإضافة إلى فريق المبيعات، وه المسؤول عن بيع مساحات العرض في المعارض وجذب الرعاة والتفاوض على العقود.

وفريق الدعم الفني المتخصص في الأنظمة التقنية والصوت والإضاءة والإنترنت.

ثم فريق خدمة العملاء، والذي يوفر المساعدة للمشاركين والعارضين قبل وأثناء وبعد الحدث.

التسويق لشركة تنظيم معارض ومؤتمرات

وللتسويق يتم أولًا تحديد الجمهور المستهدف، مثل الشركات والمؤسسات التي تبحث عن منصات لعرض منتجاتها وخدماتها والتواصل مع العملاء والشركاء المحتملين.

ثم اختيار اسم مميز وجذاب، وشعار احترافي، وتصميم موقع إلكتروني متكامل يعرض خدمات الشركة وأعمالها السابقة ويتيح للعملاء التواصل وطلب الخدمات.

مع حضور قوي على وسائل التواصل الاجتماعي، ونشر محتوى قيم وجذاب والتفاعل مع الجماهير.

ويجب أيضًا بناء علاقات قوية مع وسائل الإعلام والجمعيات المهنية والجهات الحكومية.

ونشر مقالات ومدونات ومقاطع فيديو تتناول موضوعات ذات صلة بتنظيم المعارض والمؤتمرات وتقديم نصائح وحلول للعملاء.

ما هي تكلفة مشروع تنظيم المعارض والمؤتمرات في السعودية؟

وفي دراسة جدوى مشروع تنظيم المعارض والمؤتمرات المالية، ستجد أن متوسط إيجار مكتب مناسب يتراوح ما بين 50 ألف و 100 ألف ريال .

وتكلفة تأثيث وتجهيز المكتب تتراوح ما بين 30 ألف و 50 ألف ريال.

وتتراوح تكلفة تصميم وتطوير موقع إلكتروني ما بين 10 آلاف و 20 ألف ريال.

ورسوم التراخيص تتراوح ما بين 5 آلاف و 10 آلاف ريال.

والتسويق يحتاج إلى ما بين 20 ألف و 40 ألف ريال.

ولهذا متوسط رأس المال اللازم لتأسيس الشركة فقط بدون تكلفة أول معرض أو مؤتمر هو حوالي 120 ألف ريال سعودي.

أما تكلفة المعرض أو المؤتمر الواحد فهي متفاوتة للغاية، فتكلفة إيجار مكان للمعرض تتراوح ما بين 50 ألف و 500 ألف ريال.

وتكلفة إيجار قاعات الاجتماعات وورش العمل تتراوح ما بين 10 آلاف و 50 ألف ريال في اليوم.

وتتراوح تكلفة التجهيزات ما بين 50 ألف ومليون ريال حسب نوع المعرض.

والتسويق يكلف ما بين 20 ألف و 90 ألف ريال.

والخدمات اللوجيستية تكلف ما بين 25 ألف و 100 ألف ريال.

ورواتب الموظفين ما بين 30 ألف و 120 ألف ريال.

فتجد أن تكلفة المعرض الواحد قد تبدأ من 200 ألف ريال وتصل إلى مئات الملايين.

دراسة جدوى مشروع تنظيم المعارض والمؤتمرات والأرباح

ومن الصعب تحديد أرقام دقيقة للأرباح المتوقعة، حيث يعتمد ذلك على عدة عوامل مثل حجم الفعاليات، وعدد العملاء، وأسعار الخدمات، وغيرها.

ومع ذلك، يمكن تقدير هامش الربح في هذا المجال ما بين 20% إلى 40%.

أسرار نجاح شركات تنظيم المعارض

وبعد أن اطلعنا على دراسة جدوى مشروع تنظيم المعارض والمؤتمرات، ينصح الخبراء باستغلال المبادرات الحكومية في إطار رؤية 2030م.

واهتم بأدق التفاصيل في تنظيم المعارض والمؤتمرات، بداية من اختيار الموقع والتصميم وحتى توفير الخدمات والضيافة.

وحافظ على قنوات اتصال مفتوحة وفعالة مع جميع الأطراف المعنية بمعارضك، وحافظ على مصداقية وشفافية التعامل مع الموردين والشركاء والعملاء.

وكن دائمًا مستعد للتكيف مع المتغيرات في السوق واحتياجات العملاء.

وابحث باستمرار عن طرق جديدة ومبتكرة لتنظيم المعارض وتقديم تجارب فريدة لعملائك.

ملخص

وفي نهاية المقالة، لقد استعرضنا دراسة جدوى مشروع تنظيم المعارض والمؤتمرات، وتعرفنا على شروط الحصول على رخصة معرض.