مشروع مكتب سياحي (حجز فنادق، تذاكر طيران، تأشيرات) + شروط الترخيص

مشروع مكتب سياحي هو مشروع خدمي وظيفته هي إنجاز الأعمال المكتبية والفنية المتنوعة التي تخص النشاط السياحي سواء كان نشاط سياحى داخلى أو خارجى.

وهناك مكاتب سياحية حكومية تابعة لوزارة السياحة وهناك مكاتب خاص منفردة أو تابع لوكالات السفر أو شركات سياحية.

وبالحديث من منطلق الربح والخسارة، فإن مشروع مكتب سياحي مثله مثل أي مشروع آخر، بحيث يمكنه تحقيق أرباح كبيرة واكتساب شهرة واسعة واكتساب عملاء كُثر.

ويمكن أن يحقق أرباح معتدلة، ومن الممكن أن لا يدخله أحد ولا يجني سوى الخسارة ومن ثم اغلاق المكتب لعدم جدواه.

فالأمر كله يتركز على طريقة التأسيس والعمل. فإن تم تأسيس المشروع بشكل سليم وإدارته وتشغيله بشكل حكيم فإن المشروع قد يربح الكثير. وإن تم التنفيذ بشكل عشوائي أو تم العمل بشكل غير احترافي فإن المشاكل ستحدث والخسارة أيضًا.

فيما يلي نتحدث بشكل مستفيض وواضح حول مشروع مكتب سياحي ومتطلبات تأسيسه وإدارته بالشكل السليم الحكيم الذي يضمن اكتساب الشهرة والعملاء والأرباح. وفي النهاية نستعرض شروط وخطوات الترخيص.

خدمات مشروع مكتب سياحي :-

تُقدم مشاريع مكاتب السياحية العديد من الخدمات الضرورية التي تهُم كل سائح والتي عن طريقها يمكن جني أرباح كبيرة باستمرار. وهي كالتالي.

• حجز الفنادق بمختلف أنواعها (فنادق، منتجعات، كروزات … الخ) بأسعار ارخص من بوكينج وارخص من اسعار الفنادق نفسها.
• حجز تذاكر الطيران بمختلف أنواعها (طيران اقتصادي، طيران فاخر، تذاكر اقتصادية، تذاكر طيران درجة أولى ورجال أعمال).
• استخراج تأشيرات السفر السياحية السهلة بدون حضور العميل.
• مساعدة العملاء على ترتيب الأوراق والتقديم على استخراج تأشيرات السياحة الصعبة مثل الشنغن وأمريكا وكندا وغيرها.
• حل المشكلات الفنية التي تواجه عملاء المكتب بعد الحجز، ويتم ذلك من خلال التواصل مع الجهات ولعملاء أنفسهم لمعرفة الشكاوى والمشكلات والمبادرة بحلها لضمان رضا العملاء.

كيفية الحصول على أفضل الأسعار :-

بعض مكاتب السياحة والسفر لديها قدرة على توفير حجوزات الفنادق بأسعار اقل من اسعار المواقع العالمية المعروفة مثل booking و hotels وغيرها. بل إن لها قدرة على تقديم اسعار افضل من الأسعار التي يمكن أن يحجز بها العملاء من الفنادق ذاتها. والسبب هنا يرجع في الاتفاقيات بين الفنادق وشركات السياحة. وهذا ما يجب أن يحدث معك، بحيث تتفق مع أكبر عدد ممكن من الفنادق السياحية لتُقدم أسعار تنافسية ترضي العملاء. وخدمة حجوزات الفنادق هي من أكثر الخدمات السياحية طلبًا وهي كذلك أكثر خدمة مرنة ويمكن أن تُقدمها بأسعار اقل مما هي عليه وتربح كثيرًا في ذات الوقت.

الأمر قد لا يمكن تطبيقه على تذاكر الطيران أو التأشيرات حيث تكون اسعارها ثابته. ولكن المكاتب تربح من خلال البحث عن ارخص اسعار تذاكر الطيران و توفيرها للعملاء مضافًا عليها هامش الربح. وكذلك تضع هامش ربح إضافي مقابل أتعاب استخراج التأشيرات.

آلية العمل في مشروع مكتب سياحي :-

الأمر روتيني، فالعميل يأتي إلى المكتب ليطلب خدمة أو أكثر من الخدمات السابق توضيحها. وهنا يتم استضافته والتحاور معه بشأن ما يريد والاوراق المطلوبة والأسعار. وإن وافق على السعر فيقوم الموظفين بالمكتب بإنجاز العمل المطلوب بكل سهولة.

لنأخذ مثال عملي وواقعي ..

لنفرض أن الأستاذ عبد الله قادم إلى المكتب رغبة منه في حجز فندق لمدة أسبوع لقضاء عطلة الصيف هو وأسرته. فهنا يقوم الموظف بمحاورته ومعرفة متطلباته من حيث نوع الفندق ونوع الاقامة والميزانية وغيرها. ومن ثم يتم عرض مجموعة من الفنادق المتوفر بها المواصفات عليه ليختار من بينها. وإن وافق على احدها فيتم التواصل مع الفندق للتأكد من وجود غرف مناسبة، وإن كان، فيتم تحصيل مبلغ الحجز من العميل ومنحه فاتورة الدفع ويكون بمقدوره السفر في الوقت المحدد وقضاء وقت ممتع مع أسرته. وطبعًا يتم توضيح كل شيء خاص بالحجز للعميل أثناء جلسته مع الموظف.

مثال آخر لمزيد من التوضيح ..

لنفرض كذلك ان الاستاذ محمد يرغب بالسفر الى دبي لمدة شهر، ويحتاج إلى تأشيرة سياحية وحجز تذاكر طيران اقتصادية ذهاب وعودة. فيقوم الموظف باستضافته ومحاورته بشأن الأوراق والاسعار، وإن وافق فيقوم بتحضير اوراقه ودفع المبلغ المستحق نظير استخراج التأشيرة وتذاكر الطيران وتحديد موعد معه لاستلام الفيزا والتذاكر. وعلى الفور يقوم الموظف المختص بإجراءات استخراج التأشيرة اونلاين وكذلك حجز تذاكر الطيران بحيث تكون جاهزة قبل موعد التسليم. وهنا يشعر العميل بالرضا.

موقع مشروع مكتب سياحي :-

في كل مدينة توجد منطقة أو أكثر تشتهر بمكاتب وشركات السفر والسياحة. وأفضل الخيارات هو العمل في واحدة من تلك المناطق. والسبب هو أن الأشخاص الراغبين في الحصول على أي من الخدمات السياحية السابق ذكرها يتوجهون إلى تلك المناطق. وبالتالي من يعملون في تلك المناطق لا يبذلون الكثير من الجهود التسويقية ليحظوا بالعملاء، وتلك نقطة مهمة.

أما بالنسبة للمقر ذاته، فأنت بحاجة إلى محل أو شقة بمساحة ٦٠ متر مربع (اقل مساحة مسموح بها في شروط الترخيص). ويشترط أن تكون مدة عقد الإيجار ٥ سنوات على الأقل وأن يتم إثبات العقد في الشهر العقاري (من شروط الترخيص). ومن الضروري أن تكون في موقع متميز من المنطقة، وأن تكون في مبنى حديث أو مجدد، والشقة أو المحل ذاته يجب أن يكون حديث التشطيب و يتمتع بالرقي والتميز. وننصح بالابتعاد عن اختيار المحلات او الشقق القديمة فهي ليست محببة للعملاء ويشعرون عن دخولها بعدم الثقة.

تجهيزات وعمالة مشروع مكتب سياحي :-

المكاتب السياحية أصغر من شركات السياحة في الحجم وحجم الأعمال على الرغم من انها تُقدم ذات الخدمات. فالشركات يكون رأس مالها أكثر ويمكنها خدمة مئات العملاء يوميًا وبها تجهيزات كثيرة وأعداد كبيرة من الموظفين. فيما يختلف الوضع عند الحديث عن مكاتب السياحة، فهي صغيرة ولا تتطلب سوى القليل من التجهيزات، وهي بالتحديد (مكتبين، ٢ جهاز كمبيوتر، طابعة، سكانر، ماكينة تصوير، خزنة، مكيف هواء، وديكورات).

فيما لا يعمل بها سوى مدير له خبرة بالعمل السياحي تصل الى ١٠ سنوات. و٢ موظفين من الشباب حديثي التخرج بشرط أن تتوافر بهم شروط مثل الدراسة المتعلقة بالمجال وسرعة التعلم ولباقة الحديث.

التسويق للمشروع :-

التواجد بين مكاتب وشركات السياحة يضمن لك الحصول على عملاء دون بذل جهد. ولكن الكل يرغب في المزيد من العملاء للمزيد من الأرباح، وهذا يمكن ان يتحقق بالتسويق. وفي حالة مشروع مكتب سياحي يمكن الاعتماد على بعض الطرق المجربة والناجحة مثل

• تركيب لوحة على الواجهة من الحجم الكبير وبها يتم توضيح اسم المشروع وخدماته.
• إذا كان المشروع في طابق ارضي فيجب عمل واجهة زجاج يتم وضع العروض والتخفيضات عليها. علمًا بأن فترة تغيير العروض تتراوح من 4 الى 6 اسابيع.
• وضع ستاندات اعلانية أمام المشروع.
• اللوحات الإعلانية في المدينة.
• الحملات الاعلانية الالكترونية المستهدفة، مع النشر في صفحات ومجموعات السفر والسياحة.
• واخيرًا توزيع الدعاية على العملاء المستهدفين.

اخيرًا، شروط واجراءات ترخيص شركات ومكاتب السياحة :-

تنحصر شركات السياحة في ٣ فئات، وهم (أ ـ ب ـ ج). فيما يلي نوضح الإجراءات والشروط لترخيص شركة أو مكتب سياحي من اي من تلك الانواع.

أولا، يتم تقديم طلب للإدارة العامة للتراخيص السياحية موضحا به بيانات الشركة (الكيان القانوني ـ إسم الشركة ـ رأس المال ـ أسماء الشركاء ـ عنوان المقر)

ثانيا، بعد الموافقة على الطلب يتم تأسيس الشركة أو المكتب بالشروط التالية :-

١- شركة مساهمة برأسمال لا يقل عن 2 مليون جنيه و يكون غرض الشركة الأساسي هو السياحة العامة أو حجز تذاكر طيران أو نقل سياحى.

٢- يتم إحضار خطاب ضمان بنكى مبلغ ٢٠٠ ألف جنيه، وذلك إذا كانت الشركة فئة (أ) أو مبلغ ١٧٥ ألف جنيه إذا كانت الشركة من فئة (ب)، أو مبلغ ١٥٠ ألف جنيه إذا كانت الشركة من فئة (ج).

٣- يجب تجهيز مقر للمنشأة لا يقل مساحته عن 60 متر مربع، وان يتم تجهيزه بشكل لائق.

٤- يجب تعيين مدير مؤهل عالي خبرة ١٠ سنوات بالمجال السياحي. أو خبرة ١٥ سنة للمؤهل فوق المتوسط، أو ٢٠ سنة للمؤهل المتوسط.

٥- وجود صحيفه الحاله الجنائيه لكافة الشركاء المؤسسين “بالنسبة للمؤسسات”.

٦- لا يجوز الحصول على تصريح بالسياحة الدينية إلا بعد مرور خمس سنوات من إنشاء الشركة.

ثالثًا، سداد إشتراك بغرفه السياحة مقداره ٦٠ ألف دولار، إذا كان الغرض سياحه عامه فئه أ. أو مبلغ ٣٠ ألف دولار إذا كان الغرض نقل سياحى.

إليك أيضًا، مشروع مكتب سياحي الكتروني.

إليك أيضًا، أفكار جديدة لشركات السياحة لزيادة المبيعات والأرباح.

ملخص

استعرضنا خلال هذا الموضوع تفاصيل مشروع مكتب سياحي يُقدم خدمات متكاملة مثل (حجز تذاكر الطيران، حجز الفنادق، واستخراج التأشيرات)، مع توضيح اشتراطات الترخيص وكافة المتطلبات اللازمة لعمل المشروع.